Specifiek Privacybeleid voor ons CRM-systeem

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en informeert u over uw rechten op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en met wie kan ik contact opnemen bij vragen of opmerkingen?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de betreffende onderneming van de DEKRA-groep die, alleen of gezamenlijk met anderen, beslist over de doeleinden en middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens. In de regel betreft dit de onderneming(en) van de DEKRA-groep die voor u of uw werkgever diensten heeft verricht, verricht, zal verrichten of behoort te verrichten.
In België is de verantwoordelijke partij:
DEKRA Belgium NV/SA, met maatschappelijke zetel te Leuvensesteenweg 510, bus 4/30, 1930 Zaventem, met ondernemingsnummer 0471.948.055.
U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via:
E-mail: dataprotection.be@dekra.com

Welke bronnen en gegevens gebruiken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via formulieren, e-mail, telefoon, chat of tijdens evenementen en webinars), die ontstaan tijdens onze interacties met u (bijvoorbeeld gespreksverslagen, gedocumenteerde communicatie of deelname aan campagnes), of die wij rechtmatig verkrijgen uit openbaar toegankelijke bronnen of professionele netwerken.
Afhankelijk van uw interactie met ons kunnen met name de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:
Identificatie- en contactgegevens Aanhef, naam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres en andere informatie die nodig is om contact met u op te nemen.
Professionele of organisatorische gegevens Indien u handelt in een zakelijke hoedanigheid: werkgever, afdeling, functie of rol, zakelijke contactgegevens, branche of professionele interesses.
Dienst- of aanvraaggerelateerde informatie Gegevens die nodig zijn om uw aanvraag of de door u gevraagde dienst te begrijpen en af te handelen. Dit kan afspraakvoorkeuren, servicevoorkeuren, het doel van uw aanvraag, relevante product-, object- of voertuiggegevens of andere contextuele informatie omvatten die nodig is om onze diensten te verlenen.
Geüploade materialen en documentatie Formulieren en portals kunnen u in staat stellen bestanden te uploaden. Deze bestanden kunnen ongestructureerde inhoud bevatten en – afhankelijk van wat u indient – persoonsgegevens van derden bevatten. Wij verwerken dergelijke bestanden uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om uw aanvraag te beoordelen of te beantwoorden.
Communicatie- en marketinggegevens Communicatievoorkeuren, abonnementsstatus, toestemmingsregistraties en de geschiedenis van interacties met DEKRA (bijvoorbeeld aanvragen, vergaderingen, campagnes of gedocumenteerde notities).
Technische of gebruiksgegevens in verband met online-evenementen of e-mails
  • voor online-evenementen: technische identificatoren die nodig zijn om de sessie tot stand te brengen en te onderhouden (zoals IP-adres of apparaat-/browserinformatie), aanwezigheidsgegevens en interactiegegevens (zoals chat, Q&A of deelname aan polls)
  • voor e-mailcommunicatie: metadata die worden gebruikt om vast te stellen of een bericht is afgeleverd of ermee is gecommuniceerd (zoals open- of kliksignalen die worden gegenereerd door trackingpixels). Afhankelijk van uw e-mailclient of instellingen kunnen deze signalen worden geblokkeerd of geanonimiseerd.
Wij gebruiken technische identificatoren voor niet-essentiële tracking uitsluitend indien daarvoor toestemming is verleend, voor zover wettelijk vereist.

Voor welke doeleinden en op welke rechtsgronden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving. In bepaalde contexten kunnen wij persoonsgegevens verwerken die hier niet zijn vermeld; indien wettelijk vereist ontvangt u hiervoor een afzonderlijke privacyverklaring die relevant is voor de specifieke context.
A. Opname in een Customer Relationship Management-systeem (CRM)
Wij verzamelen en bewaren uw gegevens in ons CRM-systeem om onze relatie met u te beheren en te documenteren. Dit omvat onder meer het onderhouden van contact, het beantwoorden van aanvragen, het verstrekken van door u gevraagde informatie en het voorbereiden of uitvoeren van diensten. Afhankelijk van de context kan dit identificatie- en contactgegevens, professionele of organisatorische informatie, dienstgerelateerde informatie of communicatiegeschiedenis omvatten. Daarnaast waarborgen wij de datakwaliteit in het CRM (bijvoorbeeld actualisaties, deduplicatie en documentatie van interacties).
Rechtsgrond:
Artikel 6, lid 1, onder f) AVG (gerechtvaardigd belang). Onze gerechtvaardigde belangen zijn een effectieve contactadministratie, de coördinatie van klantgerelateerde processen en het waarborgen van een soepele dienstverlening. Wij hebben de vereiste belangenafweging uitgevoerd en geconcludeerd dat de verwerking evenredig is en uw belangen of fundamentele rechten niet prevaleren.
Artikel 6, lid 1, onder b) AVG (uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen op uw verzoek). Dit is van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is om een aanvraag te beantwoorden, een aanbod voor te bereiden of een contractuele relatie met u of uw organisatie uit te voeren.
Verwerker: Salesforce Germany GmbH op basis van een verwerkersovereenkomst.
B. Nieuwsbrieven en directe e-mailmarketing
Indien u zich abonneert, gebruiken wij uw contactgegevens en de diensten waarin u geïnteresseerd bent om u per e-mail relevante informatie over onze aanbiedingen toe te sturen. Wij beheren uw abonnementsstatus en toestemmingsregistraties. U kunt zich te allen tijde afmelden via de link in elke e-mail of door uw voorkeuren bij te werken.
Rechtsgrond: Artikel 6, lid 1, onder a) AVG (toestemming).
Verwerker: Salesforce Germany GmbH op basis van een verwerkersovereenkomst.
C. Analyse van nieuwsbriefinteracties
Om te begrijpen welke inhoud relevant is, de bezorgbaarheid te verbeteren en het verzenden van ongewenste berichten te voorkomen, analyseren wij basisinteracties met onze e-mails. Salesforce Marketing Cloud integreert automatisch een trackingpixel in elke e-mail om vast te stellen of een bericht is afgeleverd, geopend of aangeklikt. Deze interactiesignalen worden gekoppeld aan uw CRM-profiel, zodat wij het verloop van onze communicatie in de tijd kunnen analyseren.
Indien u uw toestemming voor het ontvangen van nieuwsbrieven intrekt, zullen wij geen verdere berichten meer verzenden en de verwerking van interactiegegevens voor dit doel stopzetten. Afhankelijk van uw e-mailclient of instellingen kunnen bepaalde interacties (zoals opens) technisch niet meetbaar zijn.
Rechtsgrond: Artikel 6, lid 1, onder a) AVG (toestemming).
Verwerker: Salesforce Germany GmbH op basis van een verwerkersovereenkomst.
D. Klanttevredenheidsonderzoeken
Met uw toestemming nodigen wij u uit voor vrijwillige enquêtes om onze producten en diensten te verbeteren. Wij beheren uitnodigingen, verzamelen antwoorden en analyseren resultaten. Afhankelijk van de enquête kunnen wij uw antwoorden koppelen aan uw CRM-profiel om uw ervaring in context te begrijpen; hierover informeren wij u in de uitnodiging. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken; in dat geval zullen wij geen verdere uitnodigingen verzenden en uw antwoorden niet meer voor dit doel gebruiken.
Rechtsgrond: Artikel 6, lid 1, onder a) AVG (toestemming).
Verwerker: Salesforce Germany GmbH op basis van een verwerkersovereenkomst.
E. Webinars en online-evenementen
Wij registreren en hosten online-evenementen en verzorgen herinneringen, toegangslinks, aanwezigheidsbeheer, bijbehorende materialen, optionele enquêtes en – indien van toepassing – opnames. Dit omvat de verwerking van uw identificatie- en contactgegevens, registratie- en sessie-informatie, technische identificatoren (bijvoorbeeld apparaat-/browserinformatie of IP-adres bij deelname) en interactiegegevens zoals chat, Q&A of pollantwoorden. Indien een sessie wordt opgenomen, kunnen audio- en/of videogegevens van deelnemers worden vastgelegd overeenkomstig de evenementinformatie. U kunt zich afmelden voor niet-essentiële follow-ups en, waar vereist, vragen wij specifieke toestemming voor uw beeld of stem in opnames.
Rechtsgrond:
Artikel 6, lid 1, onder b) AVG (deelname/registratie)
Artikel 6, lid 1, onder f) AVG (evenementorganisatie, beveiliging en basisanalyses)
Artikel 6, lid 1, onder a) AVG (toestemming voor niet-essentiële marketingfollow-ups en, indien vereist, voor uw beeld of stem in opnames)
Verwerkers: Livestorm SAS (webinarplatform) en Salesforce Germany GmbH op basis van verwerkersovereenkomsten.

Wie ontvangt mijn gegevens?

Binnen de DEKRA-groep ontvangen die entiteiten uw gegevens die deze nodig hebben om contractuele of wettelijke verplichtingen na te komen of om de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden te realiseren. Dit omvat datacenters die worden beheerd door DEKRA SE in Stuttgart, evenals lokaal en regionaal beheerde datacenters waar de betreffende verwerkingsverantwoordelijken van DEKRA uw gegevens verwerken.
Ook onze dienstverleners en gemachtigden kunnen gegevens ontvangen voor deze doeleinden, mits zij voldoen aan de vereisten inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Deze dienstverleners zijn doorgaans actief op het gebied van IT-diensten, telecommunicatie, consultancy en sales en marketing.
Wat betreft verstrekkingen buiten de DEKRA-groep delen wij persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit wettelijk verplicht is, wanneer u toestemming heeft gegeven, wanneer dit noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een contractuele relatie, of wanneer de DEKRA-groep een gerechtvaardigd belang heeft. Mogelijke ontvangers zijn onder meer:
  • Overheidsinstanties en -instellingen (bijvoorbeeld belastingautoriteiten of openbare aanklagers) indien er een wettelijke of officiële verplichting bestaat
  • Andere ondernemingen van de DEKRA-groep voor risicobeheersing indien wettelijk of reglementair vereist
  • Dienstverleners die als verwerker optreden op basis van een verwerkersovereenkomst
De CRM-verwerking wordt hoofdzakelijk uitgevoerd door onze dienstverlener Salesforce Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München. Wij hebben met Salesforce een verwerkersovereenkomst gesloten. In het kader van de verwerking kunnen gegevens worden doorgegeven aan Salesforce-servers in de Verenigde Staten. Salesforce heeft Binding Corporate Rules (BCR’s) vastgesteld om de doorgifte van persoonsgegevens vanuit de EU/EER naar Salesforce-locaties buiten de EU/EER mogelijk te maken. Meer informatie is beschikbaar op: compliance.salesforce.com
Voor webinars en online-evenementen maken wij gebruik van Livestorm SAS als verwerker. Livestorm verwerkt namens ons identificatie- en contactgegevens, registratiegegevens, aanwezigheidsgegevens en sessiegerelateerde technische identificatoren (bijvoorbeeld IP-adres of apparaatinformatie). Livestorm kan dienstverleners of infrastructuur buiten de EU inzetten; in dat geval past Livestorm passende waarborgen toe, zoals EU-standaardcontractbepalingen. Meer informatie is beschikbaar op: livestorm.co/legal-center
Andere ontvangers kunnen entiteiten omvatten waarvoor u toestemming heeft gegeven of aan wie wij persoonsgegevens mogen doorgeven op basis van een belangenafweging.

Worden gegevens doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie?

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Unie (derde landen) indien dit noodzakelijk is voor CRM-activiteiten, communicatiediensten of de levering van webinars en online-evenementen. Dergelijke doorgiften vinden uitsluitend plaats wanneer passende waarborgen een beschermingsniveau waarborgen dat gelijkwaardig is aan dat van de Europese Unie.
In het bijzonder:
  • Salesforce kan gegevens doorgeven aan servers in de Verenigde Staten en andere derde landen op basis van zijn Binding Corporate Rules, die zijn goedgekeurd door Europese toezichthoudende autoriteiten.
  • Livestorm kan gegevens verwerken op servers of via subverwerkers buiten de EU. Deze doorgiften vinden plaats op basis van EU-standaardcontractbepalingen of andere rechtmatige waarborgen.
  • Andere IT-dienstverleners die DEKRA-activiteiten ondersteunen, kunnen persoonsgegevens in derde landen verwerken, maar uitsluitend wanneer passende waarborgen (zoals Binding Corporate Rules, standaardcontractbepalingen of adequaatheidsbesluiten) van kracht zijn.
Doorgiften aan overheidsinstanties in derde landen vinden uitsluitend plaats wanneer dit vereist is door toepasselijk recht en onder voorbehoud van relevante waarborgen inzake gegevensbescherming.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is om contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen of zolang wij een gerechtvaardigd belang bij de verwerking kunnen rechtvaardigen. Indien u toestemming heeft verleend, verwerken wij uw gegevens totdat u deze toestemming intrekt.
Wanneer de verwerking niet langer gerechtvaardigd is, worden persoonsgegevens regelmatig verwijderd, tenzij verdere verwerking gedurende een beperkte periode noodzakelijk is voor een van de volgende doeleinden:
  • Naleving van handels- en fiscale bewaarplichten, bijvoorbeeld op grond van het Duitse Handelsgesetzbuch (HGB) of de Abgabenordnung (AO). De bewaartermijnen bedragen doorgaans 6 tot 10 jaar.
  • Bewaring van bewijsmateriaal binnen wettelijke verjaringstermijnen. Op grond van §§ 195 e.v. van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) kunnen deze termijnen oplopen tot 30 jaar; de reguliere verjaringstermijn bedraagt 3 jaar.

Welke gegevensbeschermingsrechten heb ik?

Onder voorbehoud van de wettelijke vereisten heeft u het recht op:
  • inzage in de door ons verwerkte gegevens (artikel 15 AVG)
  • rectificatie van onjuiste gegevens (artikel 16 AVG)
  • wissing van door ons opgeslagen gegevens (artikel 17 AVG)
  • beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)
  • gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)
  • bezwaar tegen de verwerking (artikel 21 AVG)
  • intrekking van toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst (artikel 7, lid 3 AVG)
  • het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de AVG (artikel 77 AVG)

Ben ik verplicht gegevens te verstrekken?

In het kader van onze zakelijke relatie dient u de persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn om de relatie aan te gaan, uit te voeren en te beëindigen en om de daarmee samenhangende contractuele verplichtingen na te komen, of gegevens die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze gegevens kan het zijn dat wij geen contract met u of uw werkgever kunnen aangaan, uitvoeren of afronden.

In welke mate wordt gebruikgemaakt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?

Wij maken geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.
In sommige gevallen gebruiken wij geautomatiseerde analyses om interesses beter te begrijpen en communicatie af te stemmen; dit vormt profilering in de zin van artikel 4, lid 4 AVG. Dit omvat bijvoorbeeld het segmenteren van contacten op basis van interactiegeschiedenis, communicatievoorkeuren of service-interesses en het gebruik van deze segmenten om relevantere informatie te verstrekken of vervolgactiviteiten te prioriteren. Deze analyses hebben geen rechtsgevolgen voor u en treffen u niet op vergelijkbare wijze aanzienlijk.
Indien wij in individuele gevallen aanvullende vormen van geautomatiseerde besluitvorming invoeren, zullen wij u hierover afzonderlijk informeren indien dit wettelijk vereist is.

Informatie over uw recht van bezwaar overeenkomstig artikel 21 AVG

Situatiegebonden recht van bezwaar
U heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken, op grond van redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder e) AVG (verwerking in het algemeen belang) en artikel 6, lid 1, onder f) AVG (verwerking op basis van een belangenafweging). Dit geldt ook voor profilering op basis van deze bepalingen in de zin van artikel 4, lid 4 AVG. Indien u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht van bezwaar tegen verwerking voor directe marketing
In individuele gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens voor directe marketing. U heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directe marketing. Dit geldt ook voor profilering voor zover deze verband houdt met dergelijke directe marketing. Indien u bezwaar maakt tegen verwerking voor directe marketing, zullen wij uw persoonsgegevens voor dit doel niet langer verwerken.
Waar kunt u bezwaar of intrekking indienen?
U kunt uw bezwaar of de intrekking van uw toestemming richten aan de verwerkingsverantwoordelijke of aan de functionaris voor gegevensbescherming. Er is geen specifieke vorm vereist. Om een vlotte en snelle afhandeling te waarborgen, verzoeken wij u gebruik te maken van het daarvoor bestemde online formulier.
U kunt ook klikken op de link die is opgenomen aan het einde van een informatieve e-mail die u ontvangt. U maakt geen andere transmissiekosten dan die tegen het basistarief.

Updates van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in maart 2026. Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring in de toekomst te wijzigen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en deze waar nodig aan te passen aan veranderende omstandigheden. Over wezenlijke wijzigingen in de inhoud zullen wij u afzonderlijk informeren.