Verklaring verwerking persoonsgegevens SERMI

Wij hechten veel belang aan de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken. Deze verklaring informeert u over de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van uw aanvraag voor een SERMI-certificering en de verwerking van uw persoonsgegevens in ons SERMI-portaal.

1. WANNEER IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING?

DEKRA is als geaccrediteerde conformiteitsbeoordelingsinstantie (CBI) voor SERMI-certificeringen verplicht om bepaalde (persoons)gegevens over u en uw werknemers te verwerken. Deze verklaring informeert u over de wijze waarop uw persoonsgegevens door ons verwerkt zullen worden.

Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden zoals bepaald in artikel 8.

2. WIE ZIJN WIJ?

“Wij” verwijst in deze verklaring naar DEKRA Belgium NV:

Naam:	DEKRA Belgium NV
Adres:	Leuvensesteenweg 510, B.30 1930 Zaventem, België
Ondernemingsnummer:	0471.948.055
E-mail:	Dataprotection.be@dekra.com
Telefoon:	+32 710.10.26

Wij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens op de wijze uitgelegd in dit privacybeleid. Als u vragen hebt hierover, contacteer ons dan per e-mail (zie bovenstaand e-mailadres).

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM?

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor een bepaald doel en voor zover toegelaten door de wet. Specifiek voor de aanvraag voor een SERMI certificaat voor uw onderneming en uw werknemers, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke basis:

De van de Commissie van 20 mei 2021 tot wijziging van bijlage X bij Verordening (EU) 2018/858 van het Europees Parlement en de Raad wat betreft de gestandaardiseerde toegang tot de informatie uit het boorddiagnosesysteem en reparatie- en onderhoudsinformatie van voertuigen, en de voorschriften en procedures voor toegang tot informatie over de beveiliging van voertuigen.

Wij lichten hieronder verder toe welke persoonsgegevens wij van u ontvangen en voor welke doeleinden wij de persoonsgegevens zullen verwerken. Als wij uw persoonsgegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, zullen wij jou ook hierover hieronder informeren.

3.1. WANNEER U EEN AANVRAAG INDIENT VOOR SERMI CERTIFICERING

Wanneer u een aanvraag indient voor een SERMI certificering van uw onderneming en van uw werknemers, zullen wij de hieronder genoemde persoonsgegevens verwerken. De certificeringsaanvraag omvat twee fasen waarin verschillende persoonsgegevens en documenten zullen moeten worden ingediend. De eerste fase is de aanvraag voor een certificaat van uw onderneming en de tweede fase omvat de aanvraag tot certificering van uw medewerkers die betrokken zijn met de beveiligingsactiviteiten in uw bedrijf.

Welke persoonsgegevens?	Waarom?	Wettelijke basis?
- Identificatiegegevens (naam); - Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres);	Voor uw aanvraag tot SERMI-certificering te verwerken en u een bestelbon te verzenden.	Totstandkoming van een contract (Artikel 6 (1) b) AVG)
Voor de SERMI-certificering van uw bedrijf: - Kopie legitimatiebewijs van de rechtspersoon(en) van het bedrijf; - Identificatiegegevens en handtekening van de wettelijke vertegenwoordiger; - Persoonsgegevens in het attest van BA-verzekering; - Lijst van medewerkers die bij uw bedrijf werkzaam zijn en waarvoor u een SERMI-certificering wenst; - Uittreksel strafregister van de rechtspersoon (niet ouder dan 6 maanden).	Om uw aanvraag tot certificering te verwerken en goed te keuren, en u een certificaat te bezorgen.	Wettelijke verplichting op basis van de Gedelegeerde Verordening (EU) 2021/1244. (Artikel 6 (1) c) AVG) Voor de verwerking van het uittreksel strafregister kan DEKRA zich beroepen op Artikel 10 AVG (toelating op basis van Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen die passende waarborgen voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen bieden).
Voor de SERMI-certificering van (een) medewerker(s): - Legitimatiebewijs (ID of paspoort van de medewerker; - Uittreksel van het strafregister (596.1-34) voor de natuurlijke persoon, niet ouder dan 6 maanden; - Een verklaring van de medewerker waarin deze aangeeft niet eerder een ingetrokken SERMI-certificaat te hebben gehad; - Een staving van de kwalificaties van de medewerker (vb. bewijs opleiding en ervaring als automonteur).

Deze gegevens worden bewaard zo lang als nodig om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken en worden daarna automatisch gewist van onze systemen.

3.2. VERWERKING VAN TECHNISCHE PERSOONSGEGEVENS IN HET SERMI WEBPORTAAL

Wanneer je documenten uploadt via de link die wij aan u zullen bezorgen, dan zal het SERMI webportaal de volgende technische persoonsgegevens verwerken:

Welke persoonsgegevens?	Waarom?	Wettelijke basis?
IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem.	Om technische informatie te verzamelen met betrekking tot het apparaat dat u gebruikt. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de inhoud van onze website correct weer te geven, om uw surfervaring te optimaliseren, om onze eigen data-analyse uit te voeren en uiteraard onze beveiliging van onze website optimaal te kunnen handhaven.	Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 f) AVG).

4. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij werken met een externe dienstverlener die voor ons het SERMI portaal voorziet waarin uw documentatie wordt bewaard.

Binnen DEKRA Belgium NV zullen bepaalde werknemers toegang krijgen tot uw persoonsgegevens om uw aanvraag te kunnen inspecteren. Deze werknemers zullen altijd gebonden zijn door strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te bewaren.

In beginsel worden uw persoonsgegevens niet buiten de EU verwerkt. Als er een overdracht van gegevens buiten de EU zou plaatsvinden, zullen wij voldoende waarborgen nemen om uw persoonsgegevens bij overdracht te beschermen (bv. door het afsluiten van een overeenkomst op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardclausules inzake gegevensbescherming).

5. HOE LANG BEWAREN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden slechts zolang verwerkt als nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken. De SERMI-certificering heeft een geldigheidsduur van vijf (5) jaar, wij zullen uw persoonsgegevens in beginsel dus voor vijf (5) jaar bewaren, aangezien wij deze nodig kunnen hebben om inspecties te kunnen uitvoeren doorheen de geldigheidsperiode. Wij zullen uw persoonsgegevens voor een beperkte termijn hierna bewaren om bewijsredenen. In het geval dat uw certificaat wordt hernieuwd door middel van een inspectie op locatie, zullen wij uw persoonsgegevens voor opnieuw een periode van vijf (5) jaar bewaren.

6. HOE BEVEILIGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

De veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die wij verwerken is zeer belangrijk voor ons. Daarom hebben wij maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. Deze maatregelen omvatten onder meer technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens naar behoren te beveiligen.

DEKRA heeft voldoende technische security maatregelen genomen om de SERMI portaal voldoende de beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging en/of verlies van gegevens.

De volgende organisatorische maatregelen zijn genomen:

De DEKRA medewerkers hebben een GDPR training ondergaan;
De nodige contracten zijn afgesloten met derden die namens ons persoonsgegevens verwerken.

7. UW RECHTEN IN VERBAND MET UW PERSOONSGEGEVENS

Op grond van de AVG kan u de volgende rechten uitoefenen m.b.t. uw persoonsgegevens. Hieronder beschrijven wij de wijze waarop u deze rechten kan uitoefenen. Houd er rekening mee dat wanneer u een recht wenst uit te oefenen, wij u een identiteitsbewijs kunnen vragen. Wij zullen dit doen wanneer wij redelijkerwijs twijfelen aan uw identiteit. Wij doen dit om een inbreuk in verband met persoonsgegevens te voorkomen (bv. omdat een onbevoegd persoon zich voordoet als u en een recht in uw naam uitoefent).

1. Recht op toegang

U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen om uw informatie te vertrekken over de persoonsgegevens die wij over u hebben. U kan ook een kopie van uw persoonsgegevens opvragen. Houd er rekening mee dat u moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten u toegang wenst te hebben tot uw persoonsgegevens.

2. Recht op rectificatie (verbetering)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw persoonsgegevens verbeteren als u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn.

3. Recht om u toestemming terug in te trekken

Als wij uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken heeft u het recht om deze eerder gegeven toestemming in te trekken. De rechtmatigheid van de gegevensverwerking die tot de herroeping heeft plaatsgevonden, blijft echter onverlet.

4. Recht op verwijdering

U kan ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen als deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, als het verzamelen ervan onwettig was of als u met succes gebruik hebt gemaakt van uw recht om uw toestemming in te trekken of uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen wij uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden om uw persoonsgegevens te verwijderen.

5. Recht op beperking

U kan ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:

Gedurende de tijd dat wij uw verzoek om rectificatie van uw persoonsgegevens beoordelen;
Gedurende de tijd dat wij uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen;
Wanneer een dergelijk verwerking onwettig was, maar u geeft de voorkeur aan een beperking boven wissen; en
Wanneer wij uw persoonsgegeven niet langer nodig hebben, maar u heeft ze nodig voor de vaststelling, uitoefening van of verdediging tegen een rechtsvordering.

6. Recht op bezwaar

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van onze eigen belangen d.w.z. u heeft ons geen toestemming gegeven en wij hebben ze niet nodig voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, noch om te voldoen aan een wettelijke verplichting, dan heeft u het recht om zich te verzetten tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer ons gerechtvaardigd belang betrekking heeft op direct marketing, zullen wij uw verzoek onmiddellijk inwlligen. Voor andere gerechtvaardigde belangen, vragen wij u om uw specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot een verzoek. Dan moeten we uw omstandigheden afwegen tegen onze belangen. Als deze afweging ertoe leidt datuw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens staken.

7. Recht op gegevensoverdracht

Wanneer wij uw persoonsgegevens hebben verzameld op basis van uw toestemming of omdat ze nodig waren voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst met u, dan heeft u het recht om een kopie van ons te verkrijgen in een gestructureerd en machine-leesbaar formaat. Dit recht geldt echter alleen voor persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt.

8. WIJZIGINGEN VAN DEZE VERKLARING

Wij kunnen deze verklaring op eigen initiatief en op eender welk moment wijzigen. Indien materiële wijzigingen aan deze verklaring een invloed kunnen hebben op de verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij deze wijzigingen aan u communiceren op een manier waarop wij normaal met u communiceren (bv. via e-mail).

Wij nodigen u uit om de laatste versie van deze privacyverklaring op onze website ( https://www.dekra.be/nl/privacy/ ) te bekijken.

9. HEEFT U NOG VRAGEN?

Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer of DPO). Je kunt contact opnemen met onze DPO via e-mail: dataprotection.be@dekra.com .